Como gerir vários clientes de redes sociais sem perder o fio
Publicar para um cliente é simples. Publicar para dez, com guiões, aprovações e prazos diferentes para cada um, é onde a maioria dos processos manuais começa a falhar.
O erro mais comum não é técnico — é publicar o conteúdo errado no cliente errado, ou esquecer de publicar de todo porque a informação sobre “o que falta fazer hoje” está espalhada por vários sítios (um documento por cliente, um grupo de WhatsApp por cliente, uma agenda pessoal de quem publica).
Onde o processo costuma falhar
- Guiões espalhados. Um documento Google por cliente é fácil de criar, mas difícil de ver todos ao mesmo tempo — não dá para responder “o que falta aprovar esta semana, em todos os clientes?” sem abrir um por um.
- Aprovações sem registo. O cliente aprova por WhatsApp ou por chamada, e essa aprovação nunca fica escrita em lado nenhum — até alguém publicar algo que afinal não estava aprovado.
- Sem estado visível por publicação. Ninguém sabe, sem perguntar, se uma publicação já está pronta, agendada, ou só é uma ideia ainda por confirmar.
Um processo que escala
O que costuma funcionar é tratar cada publicação como tendo sempre um destes quatro estados, visíveis para toda a equipa: em guião, pronta para aprovação, agendada, ou publicada. Isto por si só já resolve a maior parte da confusão — porque a pergunta “o que falta fazer” deixa de exigir perguntar a alguém e passa a ser uma questão de olhar para o calendário.
Depois disto, três hábitos ajudam bastante:
- Um calendário por semana ou mês, nunca só uma lista. Ver a distribuição das publicações no tempo torna óbvio quando um cliente está com menos conteúdo agendado do que devia.
- Confirmação obrigatória depois de publicar. Uma publicação agendada não é o mesmo que uma publicação que realmente saiu — sem uma confirmação explícita, é fácil assumir que algo foi publicado quando na verdade falhou.
- Um lembrete automático para publicações esquecidas. Se uma publicação passa da hora agendada sem confirmação, alguém tem de ser avisado — nunca depender de reparar nisso por acaso.
E quando a publicação é direta nas redes?
Se já usas uma ferramenta (ou pensas em usar) que publica diretamente no Facebook/Instagram, o mesmo princípio aplica-se: o estado da publicação (agendada, publicada, falhou) tem de estar sempre visível no mesmo sítio onde o guião foi escrito — nunca numa ferramenta à parte que ninguém verifica. Vale a pena perceber como isso funciona antes de decidir, por exemplo lendo sobre como a publicação direta no Facebook e Instagram se liga ao calendário de conteúdos.